- Голям товар
- Проблеми с хората
- Време, време, време
- Надзор и управление на проекти
- Подготовка, заплата и изгледи
Изпълнителен секретар може да направи или счупи изпълнителния директор на високо ниво, който зависи от нея. Способността й да управлява натовареността и да постига целите са важни не само за ежедневните функции в офиса, но и за работата на организацията. Това е предизвикателна роля, която изисква образование, опит и умения.
Голям товар
Управлението на натоварването може да бъде едно от най-големите предизвикателства, с които се сблъсквате като изпълнителен секретар, особено ако поддържате повече от един изпълнителен директор. Конфликтните приоритети сред изпълнителните директори могат да ви накарат да се чувствате фрагментирани, особено когато настъпят промени в последната минута. Бюрото по трудова статистика на САЩ съобщава, че организационните умения са едно от четирите най-добри качества, необходими на изпълнителните секретари. Способността ви да гарантирате, че отчетите, файловете и други данни са правилно подадени, лесно достъпни и сигурни, правят работата на началниците ви много по-лесна.
Проблеми с хората
Нито един изпълнителен секретар не работи във вакуум. Вие сте човекът, към когото други мениджъри, служители, доставчици, клиенти, членове на борда и посетители най-вероятно ще дойдат, когато имат нужда от нещо. В някои случаи трябва да се справите с хора, които са затруднени, или с тези, които ви виждат като подчинен, когото могат да тормозят. Изпълнителният секретар трябва да може да оценява трудните ситуации, след което да общува упорито и ясно - като запазва поверителност и добри работни отношения.
Време, време, време
Управлението на времето е друго голямо предизвикателство за изпълнителния секретар. Обикновено управлявате не само вашето собствено време, но и бизнес графиците за тези, които поддържате. Често се случват прекъсвания поради различни причини. Може да сте отговорни за координирането на срещи, назначаването на срещи, организирането на пътувания и насрочването на други дейности. Изпълнителните секретари понякога се борят с баланса между професионалния и личния живот. Много ръководители работят дълги часове - и може да очакват техният изпълнителен секретар да направи същото. Освен това може да се мъчите да намерите време за общуване с шефовете си по време на натоварения им график.
Надзор и управление на проекти
Допълнителните задължения могат да бъдат сложни и отнемат време, но изпълнителният секретар трябва да ги изпълнява в допълнение към другите си работи. Изпълнителният секретар може също да бъде надзорен орган и да има управленски отговорности. В голям офис може да имате един или повече младши секретари, които ви докладват. Трябва да възлагате и наблюдавате тяхната работа, да осигурявате обучение и пълни оценки на изпълнението. Някои изпълнителни секретари имат и свои собствени проекти. Те могат да бъдат назначени за извършване на изследвания на голям проект, събиране на статистическа информация и управление на бази данни, пускане на доклади за срещи или разработване на бюджети.
Подготовка, заплата и изгледи
За да отговори на тези предизвикателства, изпълнителният секретар обикновено се нуждае от асоциирана степен или колеж и няколко години трудов стаж, според BLS. В някои организации може да се изисква бакалавърска степен. Повечето изпълнителни секретари се нуждаят от значителни познания за конкретния бизнес или индустрия, в която работят. Сертифицирането е на разположение и може да бъде показател за знания и компетентност. Средната заплата за това занятие беше 35,330 долара годишно през 2012 г., а проектите на BLS средния ръст на заетостта от 12 процента от 2012 г. до 2022 г.