Поддържането на организация е от съществено значение за осигуряването на безпроблемно функциониране на офиса. Като изпълнителен сътрудник често се стремите да поддържате офиса ефикасен и ако не сте готови, нещата могат да станат забързани. От вас се изисква да изпълнявате задачи ежедневно, седмично и месечно. Без организация е лесно да се объркате и да забравите важни срокове.
Да направя зона
Определете част от вашето бюро като зона за задачи, вместо да има лепкави бележки и хартия навсякъде. Поставете елементи в кутия или папка на бюрото си и ги проверявайте периодично през целия ден. След като задачите са завършени, извадете предметите от бюрото в „свършена папка“ или в кутия за подаване. В началото на всеки ден направете пълен списък със задачи за деня и го поставете в папката „Задължително“. Изтрийте задачите след приключването им. Добавете задачи, когато дойдат при вас и в края на деня се уверете, че всичко е завършено.
Задайте дни
Определете дни за седмични задачи. „Можете да подредите седмицата си, така че до известна степен да знаете какво ще правите“, казва Виктория Моран от списание OfficePRO. Например изберете сряда като ден за раздробяване и съхранявайте документи, които се нуждаят от раздробяване в кутия, докато не стане време. Или събирайте дребни пари в петък. Това може да работи и с ежедневните дейности. Моран предлага връщане на глас и имейл в определени часове на ден. (REF1) По този начин няма да се налага да спирате това, което правите често през деня.
Цветно кодиране
Използването на цветно кодиране може да ви помогне да организирате какво трябва да се направи и кога. „Винаги помислете какви задачи изпълнявате и колко често ги изпълнявате“, казва Джудит Алън от „Админ тайни“. (REF2) Код седмично задаване на един цвят като червен; давайте ежедневни задачи сини, месечни задачи жълти и т.н. Поставете задачите в папки с кодове, след това вземете календара си и маркирайте какво трябва да се направи с оцветен квадрат зад него. В електронните календари въведете думите в цветовете на задачите, ако не можете да направите кутия.
Споделете отговорността
Споделянето на отговорностите е съществена част от организацията. Може да ви се стори трудно, тъй като вие сте човекът, на който са делегирани повечето задачи, но това може да се направи. Понякога навременността на вашата задача зависи от действията на вашите ръководители и колеги. Ако отговаряте за балансирането на книгата, дайте срок на вашите колеги да се обърнат към техните мъничета. Накарайте ги също да излязат от всеки чек, който вземат от книгата. Ако шефът ви пътува, накарайте го да напише или да даде контролен списък за това какво трябва да се направи. След това му дайте копие от списъка, за да се уверите, че и двамата сте на една и съща страница. Освен това, дайте на колегите специални папки, които да превърнат всички дребни касови бележки в една папка. По този начин няма да се налага да ходите на лов на никого, когато дойде време да съгласувате чекмеджето.