Написването на бележка на шефа ви може да бъде предизвикателна задача. Това е възможност за вас да напишете на шефа си по конкретна тема, която смятате, че трябва да бъде адресирана. Може да бъде вашите констатации за доклад, който той ви помоли да попълните. Това също може да е проблем, на който сте станал свидетел в офиса, който смятате, че трябва да бъде коригиран или адресиран. Написването на организирана бележка може да помогне на шефа ви да усвои бързо тази информация.
Започнете с заглавие. Заглавието трябва да има датата на писане на бележката, заедно с кратка фраза, описваща за какво става въпрос. По този начин шефът ви знае кога този въпрос е бил запознат с него и какъв е проблемът, преди да прочетете останалата част от бележката. Включете името на шефа си в документа, в случай че той бъде поставен неправилно, и включете и вашето, така че той да знае кой го е написал. Не предполагайте, защото сте изпратили имейл на копие от него на шефа си, че той ще помни кой му го е изпратил по имейл.
Обобщете това, за което пишете в първия параграф, с две до три изречения. Времето може да бъде ценно в офиса. Не включвайте своите мнения в това обобщение, а просто посочете фактите на проблема.
Въведете основните моменти на изданието във втория раздел на бележката. Това може да се направи като обозначен списък или контур. Не минавайте покрай първата страница с вашите ключови точки, категоризирайте ги, ако смятате, че ще улесни шефа ви да разбере как ключовите точки се свързват помежду си.
Включете основна информация по въпроса за вашия шеф. Уведомете шефа си откъде сте получили тази информация. В този момент, ако вашият шеф е решил проблемът, който сте повдигнали в бележката, е важен, той може да го адресира директно с вас или да продължи да чете за повече информация.
Включете идеите си как да разрешите проблема, който сте повдигнали. Не предполагайте, че шефът ви ще може лично да реши проблема с вас. Тя може да има тази възможност, но ако не може, не искате да имате своя принос в бележката, за да я прочете, докато проблемът е свеж в съзнанието й. Предоставете всички съответни номера или информация, които подкрепят вашата идея за решение.
Помолете шефа си да се свърже с вас относно бележката, която сте изпратили. Поискайте шефа ви или да ви се върне, да ви се обади или да организира среща с вас, за да обсъди информацията във вашата бележка. Това ще позволи на шефа ви да разбере какво смятате, че е най-добрият метод за комуникация за справяне с проблема, който сте повдигнали в бележката си.
Бакшиш
Ако вашият шеф е в същия офис, в който сте, разпечатайте копие от бележката за нея. Можете да го изпратите и по имейл, но като отпечатате копието, това й спестява стъпка, ако желае да го прочете извън офиса или далеч от бюрото си.
Внимание
Добра идея е да не допускате личните чувства или емоции да се отразяват в бележката ви. Избягвайте да правите лични атаки срещу други хора или техните идеи в бележката си, като имате предвид, че вашият документ може да бъде прегледан от лица, различни от шефа ви.