Административен сътрудник на асоциацията на собствениците на жилища (HOA) е професионалист, който подкрепя дейностите на квартална асоциация. Тези лица трябва да са изключително детайлно ориентирани и да могат да задават много задачи на различни задължения. Работодателите често търсят административни сътрудници на HOA, които имат най-малко диплома за средно образование или GED, но двугодишната асоциирана степен е особено желателна. Предполага се, че заетостта на административните асистенти ще се покачи с 11 процента от 2008 г. до 2018 г., според американското бюро по трудова статистика на Министерството на труда. Средните заплати на административните сътрудници на асоциацията на собствениците на жилища към момента на публикуването са били 34 000 долара, според SimplyHired.com.
Предварителни задължения
Асистентът на HOA отговаря за поздравяването на посетителите и насочването на гостите към съответния човек или зона в офиса на HOA. Освен това асистентът трябва лесно да отговаря на телефонни обаждания за недостъпен мениджър на общността и при необходимост да организира конферентни разговори. Подготовката на изходяща поща и кореспонденция и създаването на копия на кореспонденцията е важна задача и на помощниците на HOA. Тези професионалисти също трябва да действат като ресурс за обществото, когато мениджърът на общността е извън офиса.
Компютърни задачи
Поддържането на компютърни бази данни на HOA е задължение на административните асистенти на HOA. Асистенти също актуализират уебсайтове. Това може да включва предоставяне на нови дати за срещи или текущи отговори на секцията за въпроси и отговори на асоциацията. Административните асистенти трябва да могат бързо да въвеждат и ефективно да използват софтуер за обработка на текстове и електронни таблици. Освен това може да им се наложи да помогнат за съставяне на слайд презентации за срещи. Актуализирането на списъците на борда на HOA и актуализирането на формулярите на общността също са ценни отговорности в тази роля.
Работа по комуникациите
Службата като лице на HOA на общността е едно от най-важните задължения на административния асистент. Административните сътрудници на HOA трябва да поддържат професионални взаимодействия с клиенти и клиенти. Освен това те издават периодични бюлетини за собственици на жилища в района. Четенето чрез охлювна поща и предаването на кореспонденцията на мениджъра на общността с подходящи файлове е задължение на административния помощник на HOA. Понякога административните сътрудници на HOA също трябва да генерират писма за нарушение на съответствието.
Други отговорности
Административен асистент на HOA отговаря за координирането на срещи, резервирането на съоръжения и съставянето на дневния ред на заседанията. Те трябва да преписват минути по време на срещите. Тези асистенти също помагат да се подготвят архитектурни пакети за заявка за одобрение, когато е необходимо. Управлението на система за подаване на документи за асоцииране на учредителни документи, подзаконови нормативни актове и други важни записи е важно и при тази работна позиция. Асистенти на HOA одобряват сметки за плащане и издават записи на специални разрешителни, както се изисква от асоциацията.